2005

Mit dem Gesetz zur Neuordnung des Gemeindehaushaltsrechts vom
15. November 2005 wurde in Niedersachsen zum 01. Januar 2006 die Kommunale Doppik verpflichtend eingeführt. Das Gesetz räumte den Kommunen einen Umstellungszeitraum bis zum 01.01.2012 ein.

2006

Die Kommunen des Landkreises erklären ihre Absicht zur vorzeitigen Einführung der Doppik zum 01.01.2010. Damit könne man von den Erfahrungen der frühen Umsteiger profitieren, hätte aber bei eventuellen Verzögerungen noch einen zeitlichen Puffer.

2007

Unter dem Motto „Gemeinsam sind wir stark“ entschlossen sich 2007 die Gemeinde Friedeburg, die Inselgemeinde Spiekeroog, die Samtgemeinden Esens und Holtriem sowie die Stadt und der Landkreis Wittmund zur Zusammenarbeit im Rahmen der Doppikeinführung. Die Inselgemeinde Langeoog stieß im März 2008 hinzu. Damit war der „Geleitzug Harlingerland“ ins Leben gerufen!

Die aus Mitarbeitern aller Verwaltungen zusammengestellte Projektgruppe begann zunächst mit dem Verfahren zur Auswahl eines Consultingpartners für die Projektbetreuung und Beratung. Man entschied sich einstimmig für ein softwareunabhängiges Unternehmen, um die Entscheidung für das einzusetzende EDV-Verfahren nicht vorwegzunehmen.

Nach Aufteilung der Aufgabenfelder und Bildung von Unterprojekten für Organisation, Bilanzierung, Haushalt, Kosten- und Leistungsrechnung, EDV und Qualifizierung wurden bereits Ende 2007 erste Projektpläne und Workshops zu doppischen Themen gestartet. Somit waren alle Geleitzugmitglieder stets auf dem gleichen Stand. Zudem konnten Ergebnisse gemeinsam erarbeitet und einheitlich umgesetzt werden. „Hier haben wir bereits viel Zeit und Geld sparen können“, so einer der Projektleiter.

Schon recht frühzeitig wurde mit der Erfassung und Bewertung des Vermögens begonnen.  Eine einheitliche „Bewertungsrichtlinie“ wurde hierfür erarbeitet und stetig fortgeschrieben. Der Austausch in „Problemfragen“ ist ebenso selbstverständlich wie die Weitergabe von Arbeitsgrundlagen untereinander. Für große Teilbereiche konnte die Bewertung bereits zwischenzeitlich abgeschlossen werden. Eine rechtzeitige Fertigstellung der Eröffnungsbilanzen ist dabei erklärtes Ziel aller Geleitzugmitglieder.

2008

Die Auswahl der „passenden“ Software war der nächste Meilenstein, der gemeinsam erreicht werden sollte. Die Ausgangspunkte waren hier jedoch höchst unterschiedlich. So reichte die Bandbreite von autarken Gemeinden mit eigener EDV-Abteilung bis zur kleinen Verwaltung mit Anbindung an ein Rechenzentrum. Dennoch entschloss man sich, einen fachbereichsbezogenen Anforderungskatalog aufzustellen. Besonders bemerkenswert: Mitarbeiter aus den Fachabteilungen aller Verwaltungen kamen zusammen und berieten über die Anforderungskriterien. Hier wurden die Fachanwender also schon frühzeitig in die Auswahl eingebunden. Dieser Umstand führte neben großer Akzeptanz auch zu einem sehr transparenten Auswahlverfahren.

Nach dieser ausführlichen Vorbereitung wurde die Softwareausschreibung den in Frage kommenden Unternehmen zur Verfügung gestellt. Um jeder Kommune eine unabhängige Entscheidung für ein Verfahren zu ermöglichen, schrieb jede Kommune die ansonsten gleich lautende Ausschreibung selbständig aus.

Ebenso umfangreich waren das Auswertungsverfahren und die Präsentationen der Software durch die Anbieter. Auch hier konnten die Fachanwender wieder ihre fachliche Bewertung abgeben. Abschließend stand die Softwarelösung mps^NF der mps public solutions gmbh als Favorit für ALLE Kommunen fest. Ein Ergebnis, das in der Einheitlichkeit vorher nicht unbedingt abzusehen war. Gleichzeitig eröffnete diese Entscheidung auch völlig neue Wege der Zusammenarbeit: Da bereits eine moderne IT-Infrastruktur zwischen Landkreis und Gemeinden bestand, konnte hier die Zusammenarbeit intensiviert werden. Die für die meisten Kommunen sonst erforderlichen Investitionen in die systemnotwendige Hardware erübrigten sich. Die Kommunen nutzen stattdessen die Serverlandschaft des Landkreises. Die Daten werden dabei zwar zentral durch den Landkreis vorgehalten, unabhängige Datenbanken sichern jedoch die größtmögliche Flexibilität. Auch Datenschutz und Datensicherheit können so in optimaler Weise sicher gestellt werden. Die technische Betreuung und Administration wird dabei durch den Landkreis gewährleistet.

Anders, als zunächst geplant, entschieden sich alle Geleitzugteilnehmer für einen unterjährigen, somit „sanften“ Umstieg. Hierdurch konnte der Umstellungsaufwand erheblich entzerrt werden. In einem ersten Arbeitsschritt wurden somit die vorhandenen kameralen Altverfahren ersetzt und die Daten in die neue Anwendung übertragen. Eine besondere Herausforderung stellte dabei die Koordinierung der Schulung von ca. 300 Teilnehmern aus den sieben Verwaltungen dar. Für diese Aufgabe zeichnete der Landkreis verantwortlich. Die Schulungen durch mps-Mitarbeiter erfolgten ausnahmslos vor Ort.

2009

Bereits Mitte 2009 war die Softwareumstellung abgeschlossen und fünf der sieben Kommunen arbeiten seitdem mit mps^NF auf Landkreisservern. Holtriem und Langeoog bleiben dagegen mit den bereits vorhandenen hauseigenen Servern autark. Der Buchungsausfall im Rahmen der Umstellung betrug hier nur wenige Tage. Seit dem wird das Verfahren mps^NF in einer kameralen Einsatzvariante ersetzt. Die notwendigen Vorarbeiten für die doppische Einsatzvariante können so schon im Hintergrund erledigt werden. Da die doppischen Module im Softwareverfahren vollständig integriert sind, kann der Wechsel für den Sachbearbeiter dann in „gewohnter“ Programmumgebung vollzogen werden.

Im Herbst 2009 wurde jedoch deutlich, dass der ursprünglich vorgesehene Umstellungstermin auf die doppische Buchungssystematik zum 01.01.2010 vermutlich nicht eingehalten werden könne. Zwar stand dem softwareseitig nichts im Wege, jedoch gab es Probleme bei der externen Projektbetreuung. Um die Umstellung auf eine solide Basis zu stellen und die bisher gründliche Vorbereitung nicht durch Unwägbarkeiten zu gefährden, fiel die Entscheidung zur Verschiebung auf den 01.01.2011, also immer noch 1 Jahr vor der vom Gesetzgeber geforderten Frist.

2010

Die Vorarbeiten laufen weiter auf Hochtouren. Die Aufstellung eines einheitlichen Kontenplanes und der Überleitungstabellen konnte abgeschlossen werden. Mit der Aufstellung des ersten doppischen Plans wird rechtzeitig im Spätsommer 2010 begonnen.

Nach der Einführung der Doppik soll mit dem Aufbau der Kosten- und Leistungsrechnung begonnen werden. Gerade hierfür bietet die doppische Haushaltsführung eine ideale Voraussetzung.

Zwar ist der Zieleinlauf am 01.01.2011 noch nicht erreicht, die Zusammenarbeit zwischen Landkreis und Gemeinden ist jedoch ein gutes Beispiel, wie durch die Nutzung gemeinsamer Kräfte Zeit und Geld gespart werden kann.

Der weitere Projektverlauf kann dem Projekttagebuch auf der Seite “Aktuelles” entnommen werden.